Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Razón social: Centro de Investigación y Tratamiento Neurológico - CITEN LTDA
NIT: 812.008.052-5
Domicilio: Calle 35 No. 14-18, Edificio Citen piso 1, barrio El Edén, Montería, Córdoba, Colombia
Teléfonos: +57 321 244 5761 · +57 604 781 7479
Correo electrónico: admisionesciten@gmail.com
Sitio web: https://citen.co/
Oficial de protección de datos: Dr. Hernán Luis Sierra de la Ossa

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen. El manejo de la historia clínica se rige además por la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Resolución 839 de 2017 y la Ley 2015 de 2020.

3. Definiciones

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud y los datos biométricos.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, CITEN LTDA.
Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

4. Principios

CITEN aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos

Según la relación que tenga con CITEN, podemos tratar los siguientes datos:

Pacientes y acompañantes: nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, sexo, dirección, teléfono, correo electrónico, entidad de salud o aseguradora, datos del acudiente o representante legal, y datos de salud contenidos en la historia clínica (antecedentes, diagnósticos, órdenes, resultados, trazados, registros de audio y video de estudios como la videotelemetría o la polisomnografía).
Personas que nos contactan: nombre, teléfono, correo electrónico y el contenido de su mensaje, petición, queja, reclamo o sugerencia.
Colaboradores y aspirantes: datos de identificación, contacto, formación, experiencia laboral, afiliación a seguridad social e información necesaria para la relación laboral o contractual.
Proveedores y aliados: datos de identificación, contacto, información tributaria y bancaria de las personas naturales o representantes.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

Prestar los servicios de salud solicitados: consultas, exámenes, procedimientos, terapias y su seguimiento.
Asignar, confirmar, recordar y reprogramar citas por llamada, mensaje de texto, WhatsApp o correo electrónico.
Abrir, diligenciar, custodiar y conservar la historia clínica conforme a la ley.
Entregar resultados e informes al paciente, a su representante o a las personas que él autorice.
Gestionar autorizaciones, facturación y cobro ante las entidades promotoras de salud, aseguradoras y demás pagadores.
Cumplir los reportes exigidos por las autoridades de salud y de control, como el Ministerio de Salud, la Superintendencia Nacional de Salud y las secretarías de salud.
Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) y medir la satisfacción con nuestros servicios.
Realizar actividades de investigación y docencia en salud, únicamente con datos anonimizados o con autorización expresa y adicional del titular, y previa aprobación ética cuando corresponda.
Gestionar la relación con colaboradores, aspirantes y proveedores, y cumplir obligaciones laborales, contables y tributarias.
Proteger la seguridad de las personas y de las instalaciones.

7. Datos sensibles

Los datos de salud son datos sensibles. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos, salvo cuando el tratamiento sea necesario para la prestación del servicio de salud o lo exija la ley, en cuyo caso CITEN le informará cuáles datos son sensibles y la finalidad de su tratamiento.

La historia clínica es un documento privado y sometido a reserva. Solo puede ser conocida por el paciente, el equipo de salud que lo atiende, las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos por la ley, y las demás personas que determine la ley o que el paciente autorice.

8. Datos de niños, niñas y adolescentes

CITEN trata los datos de menores de edad respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. La autorización la otorga su representante legal y, de acuerdo con su madurez, se tiene en cuenta la opinión del menor.

9. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante CITEN.
Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos; por ejemplo, la historia clínica debe conservarse durante el tiempo que fija la ley.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.

10. Autorización

CITEN solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por escrito, por medios electrónicos, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó, y conserva prueba de ella. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos las urgencias médicas o sanitarias y la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales.

11. Cómo ejercer sus derechos

Pueden ejercer los derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro. Las solicitudes se reciben por estos canales:

Correo electrónico: admisionesciten@gmail.com
Presencial o por escrito: Calle 35 No. 14-18, Edificio Citen piso 1, Montería, de lunes a jueves de 8:00 a. m. a 12:00 m. y de 2:00 p. m. a 6:00 p. m., y los viernes de 8:00 a. m. a 2:00 p. m.
Teléfono: +57 604 781 7479 o +57 321 244 5761

La persona designada para atender las consultas y reclamos es el Dr. Hernán Luis Sierra de la Ossa.

Consultas

Si desea conocer la información que reposa en nuestras bases de datos, la consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Si considera que su información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierte un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo que contenga:

Nombre e identificación del titular y, si aplica, documento que acredite la representación.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
Los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes que lo complete. Si pasan dos (2) meses sin que aporte la información, se entenderá que desistió. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

12. Deberes de CITEN

Como responsable del tratamiento, CITEN cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012; entre ellos, garantizar al titular el ejercicio de sus derechos, conservar la prueba de la autorización, informar la finalidad de la recolección, mantener la información veraz y actualizada, adoptar medidas de seguridad para impedir su pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, y tramitar las consultas y reclamos en los términos de ley.

13. Transferencia y transmisión de datos

CITEN puede compartir datos personales, en la medida necesaria para las finalidades descritas, con entidades de salud y aseguradoras responsables del pago de los servicios, autoridades que los requieran en ejercicio de sus funciones, y proveedores que actúan como encargados del tratamiento (por ejemplo, software de historia clínica, almacenamiento de información y laboratorios de apoyo). Con los encargados se suscriben acuerdos que les obligan a proteger la información y a usarla solo para los fines indicados. Las transferencias internacionales se realizan únicamente en los casos permitidos por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

14. Seguridad de la información

CITEN adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales, como el control de acceso a la historia clínica, la confidencialidad del personal y la protección de los sistemas de información. El personal que trata datos personales está obligado a guardar reserva aun después de terminar su relación con CITEN.

15. Este sitio web

Este sitio web es informativo: no tiene formularios, no usa cookies de seguimiento ni herramientas de analítica, y no recopila datos personales. Los enlaces a WhatsApp, Google Maps, teléfono y correo electrónico le llevan a servicios de terceros que se rigen por sus propias políticas de privacidad. La información que nos envíe por esos medios se trata conforme a esta política.

16. Vigencia

Esta política rige a partir del 9 de noviembre de 2026. Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y el que exijan las normas aplicables, en particular las de conservación de la historia clínica. Cualquier cambio sustancial a esta política se comunicará oportunamente a través de este sitio web o de otros medios de contacto.